グループウェア導入のポイントとは

学校や企業でグループウェアを導入する際、どんなことに注意すべきでしょうか。


一つは、グループウェアのメリットとデメリットを把握したうえで導入を決めることです。

グループウェアのメリットには次のようなものがあります。
人件費、用紙、コピー代などの経費を削減することができる、また資源の無駄使いをしなくてすむことです。
さらには、社内全体での情報共有ができること、グループ内の円滑なコミュニケーションができること、情報の一元管理ができることもあります。

こうしたメリットがある一方で、デメリットもあります。



デメリットには、ユーザー登録や変更の作業が必要になること、システムを浸透させるための教育コストがかかる、運用コストが高いことなどです。

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グループウェアにかかる費用はタイプによって異なりますが、従来型のクライアント型より、WEBクラウドを利用したweb対応型のほうが導入経費が安いといわれています。

グループウェアの選び方には、さまざまなポイントが関係してきます。

サービス提供会社のセキュリティ体制の質や、華道実績、信頼性、安心感を見る必要もありますし、同じくサービス提供会社のサポート体制から決めることもできます。

またメンバー全員が使えるようにするため、できるだけ操作性の簡単なものを選ぶことも必要になります。



加えて、各機能間の連携がいいものや、その設定方法が簡単なものを選ぶこともできます。社内にどんな機能が必要か、また社外からも利用できるようにするかなど、会社の必要に合わせて導入形態を決めることも大切になります。
こうしたポイントを考えながら、社内で最大限に効果を発揮できるソフトについて見極めていきましょう。